In dit reglement laat BghU zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. BghU heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar BghU actief is. BghU is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, uitvoering wet WOZ en belastingheffing en inning voor de deelnemende gemeenten en waterschappen. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van BghU. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vindt BghU het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.
- Wetgeving en definities
Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
Betrokkene:
De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker:
De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens:
Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burger- servicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
Met een gegevensbeschermingseffect-beoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke:
Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking:
Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
- Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de organisatie. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de BghU plaatsvinden.
- Verantwoordelijke
De bestuursorganen van de BghU zijn de verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de BghU worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de BghU zijn de directeur en het Bestuur.
- Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
- Verzamelen, vastleggen en ordenen
- Bewaren, bijwerken en wijzigen
- Opvragen, raadplegen, gebruiken
- Verstrekken door middel van doorzending
- Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
- Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
- Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
- Om een verplichting na te komen die in de wet staat
- Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
- Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
- Voor de goede vervulling van een taak van BghU
- Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De BghU zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de BghU alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de BghU dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de BghU en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
- Transparantie en communicatie
Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen. Bij het verzoek bekijkt de BghU altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Wet hergebruik van overheidsinformatie
De Wet hergebruik van overheidsinformatie6 regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de BghU altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
De BghU informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de BghU geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de BghU met persoonsgegevens om zal gaan. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de BghU persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
Verwijdering
De BghU bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
- Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de BghU te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
- Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
- Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de BghU om dit te corrigeren.
- Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de BghU te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
- Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
- Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De BghU zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de website ingediend worden. De BghU heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de BghU laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek zal de BghU aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
- Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de BghU-website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de BghU geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. BghU mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.
BghU maakt gebruik van profilering. Dit doen wij op de volgende punten:
Big data en tracking
Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de BghU wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.
- Toezicht op de naleving
De functionaris gegevensbescherming (FG) is belast met het toezien op de naleving van de in dit reglement opgenomen bepalingen. De FG wordt door de verantwoordelijke in staat gesteld zijn toezichthoudende taak naar behoren uit te oefenen. Daartoe is hij bevoegd elke bedrijfsruimte te betreden, inlichtingen te vorderen en inzage in zakelijke gegevens en bescheiden. Hij mag hiervan kopieën maken;
Een ieder is verplicht aan de FG alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. Zij die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht zijn tot geheimhouding, kunnen het verlenen van medewerking weigeren, voorover dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit;
Betrokkenen kunnen zich tot de FG wenden met klachten of verzoeken. De FG is verplicht tot geheimhouding van alles wat hem in dat verband bekend wordt, tenzij en voor zover de betrokkenen instemt met de bekendmaking;
De FG stelt jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. Dat verslag doet hij/zij gelijktijdig toekomen aan de verantwoordelijke in casu het bestuur en aan de Ondernemingsraad;
De FG kan, in en buiten dat verslag, aanbevelingen doen om te komen tot een betere bescherming van persoonsgegevens die worden verwerkt. In geval van twijfel overlegt hij met de Autoriteit gegevensbescherming.
- Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
In de wet staat dat BghU een functionaris voor gegevensbescherming moet hebben. Deze persoon houdt in de gaten dat BghU zich aan de privacyregels houdt. Neem met deze functionaris contact op als u vragen hebt over hoe BghU met uw persoonsgegevens omgaat.
De gegevens van deze functionaris zijn:
BghU
Functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 5150
3502 JD Utrecht